Questions and Answers Round One

Application and Eligibility/ Solicitud y Elegibilidad 

Can agencies submit multiple applications? 

Each organization may only submit one application, although you may apply for one, two, or all three strategies. 

¿Pueden las agencias presentar múltiples solicitudes?  

Cada organización sólo podrá presentar una propuesta, aunque podrá aplicar para una, dos o las tres estrategias. 

Can there be multiple applications within a strategy if there are different proposals from one organization? 

Agencies may only apply once within each strategy.  In other words, you may only apply one time for Strategy One, one time for Strategy Two, and one time for Strategy Three. 

¿Puede haber múltiples aplicaciones dentro de una estrategia si hay diferentes propuestas de una organización?  

Las agencias sólo podrán aplicar una vez dentro de cada estrategia. En otras palabras, sólo puede presentar una propuesta una vez para la Estrategia Uno, una vez para la Estrategia Dos y una vez para la Estrategia Tres. 3. Una agencia puede proponer múltiples estrategias dentro de una sola propuesta. 

Can one application be used to apply for two different strategies, or do we need to complete a different application for each strategy? (This question was asked in Spanish during the conference)

One agency may apply for multiple strategies within a single application.  

To assist you, here is a screenshot of the online application. The application has tabs across the top of the page to guide you through the application process. If you are only applying for Strategy One, for example, then you do not need to upload any information under the Strategy Two and Strategy Three tabs. 

¿Se puede utilizar una solicitud para solicitar dos estrategias diferentes o debemos completar una solicitud diferente para cada estrategia? (La pregunta fue hecha en español durante la conferencia.)

Una agencia puede proponer múltiples estrategias en una sola propuesta.  

Para ayudarle, aquí capturamos la pantalla de la solicitud en línea. La solicitud tiene opciones en la parte superior de la página para guiarle con el proceso de la aplicación. Por ejemplo, si sólo está aplicando para la Estrategia Uno, entonces no necesita agregar ninguna información para Estrategia Dos y Estrategia Tres. 

If we apply for two strategies but, during the process, we realize that we fall better under one category than the other, do we still have to submit two strategies?   

If your agency originally decides to submit an application for multiple strategies, but later decides to only apply for one strategy, just upload the required documents for the specific strategy you are applying for. If you already uploaded documents for a second strategy, but would like to remove them, just click “Remove” next to the uploaded document. Here’s a screenshot to assist you: 

Si solicitamos para dos estrategias, pero durante el proceso nos damos cuenta de que encajamos mejor en una categoría que en la otra, ¿aun así tenemos que presentar dos estrategias? 

Si su agencia originalmente decidió presentar una propuesta para múltiples estrategias, pero luego decide aplicar para sólo una estrategia, simplemente suba los documentos requeridos para la estrategia específica que está proponiendo. Si ya subió documentos para una segunda estrategia, pero desea removerlos, simplemente haga clic en “Remove (Eliminar)” junto al documento que subió. Aquí le compartimos una foto de la pantalla para guiarle: 

What priorities are being taken to ensure that African American providers are included and awarded in this process? 

We encourage applications from all community-based organizations who serve our priority populations. We have shared this RFP opportunity widely and appreciate you sharing this RFP opportunity with your network of organizations that serve African American families.  

¿Qué prioridades se están tomando para asegurar que los proveedores afroamericanos sean incluidos y premiados en este proceso? 

Fomentamos las solicitudes de todas las organizaciones comunitarias que ofrecen servicios a nuestras poblaciones prioritarias. Hemos compartido ampliamente la solicitud de propuesta (RFP) y apreciamos que usted comparta esta oportunidad con organizaciones en su entorno que ofrezcan servicios a familias afroamericanas.

Are school districts eligible to apply? 

Yes, all entities that serve Santa Clara County families with young children, prenatal through age five, are eligible to apply. 

¿Los distritos escolares son elegibles para aplicar? 

Sí, todas las entidades que ofrecen servicios a familias del condado de Santa Clara con niños pequeños, desde la etapa prenatal hasta los cinco años, son elegibles para presentar una propuesta. 

Is there a maximum number of characters in the narratives? 

Word count specifications are outlined in the RFP in the 3.1 Summary section on p. 23-24.   

¿Existe un número máximo de características en las narraciones?

Las especificaciones de recuento de palabras se describen en la solicitud de propuesta (RFP) en la sección 3.1. Sección de resumen en las páginas 23 y 24. 

If two cooperatives apply together, should both entities have an account with FIRST 5 or only one? (This question was asked in Spanish during the conference) 

If two cooperatives apply together, only one takes the lead and creates the account with FIRST5. 

Si aplican juntas dos cooperativas, deben tener cuenta con First 5 las dos o sólo una? (La pregunta fue hecha en español durante la conferencia)

Si dos cooperativas aplican juntas, sólo una toma la iniciativa y tendrá la cuenta con FIRST 5.  

Are Childcare agencies serving families with low to moderate incomes eligible to apply? 

Eligibility is outlined in the RFP – all eligible entities in Santa Clara County can apply. As you read over the RFP strategies, there are guiding questions as to what qualifies for each strategy.   

¿Son elegibles las agencias de cuidado infantil que ofrecen servicios a familias con ingresos bajos a moderados? 

La elegibilidad se describe en la Solicitud de Propuesta (RFP): todas las entidades elegibles en el Condado de Santa Clara pueden aplicar. A medida que lee las estrategias de la solicitud de propuesta (RFP), encontrará preguntas que le orientaran sobre qué califica para cada estrategia. 

If a proposer is submitting a collaborative application with partners, should they designate, who will be the lead agency?   

We encourage collaborative partnerships. Agencies applying collaboratively must designate a lead agency responsible for submitting the required documents outlined in the RFP.   

Si un proponente presenta una solicitud en colaboración con socios, ¿deberían designar quién será la agencia líder?  

Fomentamos asociaciones colaborativas. Las agencias que presenten solicitudes en colaboración deben designar a una agencia líder. Esta agencia líder será responsable de presentar los documentos requeridos, los cuales están descritos la solicitud de propuesta (RFP). 

What support will be provided to organizations that have never submitted an RFP? 

Although we cannot provide content support beyond the guidance contained within the RFP, we are available to provide technical support in English or in Spanish through our “[email protected]” e-mail address.  

¿Qué apoyo se brindará a las organizaciones que nunca han presentado un RFP? 

Aunque no podemos brindar apoyo de contenido más allá de la guía en la Solicitud de Propuesta (RFP), estamos disponibles a brindar apoyo técnico en Inglés o en Español a través de nuestro correo electrónico “[email protected]”. 

We respectfully request a three-week extension to the submission deadline to accommodate the structure of the RFP, which requires major changes to our program design and partnerships.

FIRST 5 recognizes that the RFP is organized into a structure that differs in some important respects from FIRST 5’s existing programs and funding design, but FIRST 5 will not be extending the proposal deadline. 

Respetuosamente solicitamos una extensión de tres semanas a la fecha límite para acomodar la estructura de la solicitud de propuesta (RFP), la cual requiere cambios significativos en el diseño de nuestro programa y asociaciones. 

FIRST 5 reconoce que la Solicitud de Propuesta (RFP) está organizado en una estructura que difiere en algunos aspectos importantes de los programas y el diseño de financiamiento existentes de FIRST 5, pero FIRST 5 no extenderá la fecha límite de la propuesta. 

Is one organization allowed to lead one proposal submission and join a consortium on a separate proposal submission? 

Yes, one organization can submit one application (for one, two, and/or all three strategies) as the lead agency. If that same organization would like to participate in a consortium in a separate proposal (for one, two, or all three strategies), a different agency must act as the lead agency. 

¿Se le permite a una organización liderar la presentación de una propuesta y unirse por separado a un consorcio en otra propuesta?  

Sí, una organización puede presentar una propuesta (para una, dos o las tres estrategias) como agencia líder. Si esa misma organización quisiera participar en un consorcio en una propuesta separada (para una, dos o las tres estrategias), una agencia diferente debe actuar como agencia líder. 

Strategies/ Estrategias

Can you describe/elaborate on the mobile FRCs? 

The idea of a mobile or pop-up place-based resource center is to provide easier access to families whom we identified as our priority populations. Some families may struggle to access a particular place-based location due to transportation concerns or other barriers. We are open to creative ideas for reaching families in our priority populations.  

¿Pueden describir/elaborar sobre los centros de recursos (FRCs) móviles?   

La idea de un centro de recurso móvil o ambulante es brindarles un acceso más fácil a las familias que hemos identificado como nuestra poblaciones prioritarias. Algunas familias pueden tener dificultades accediendo un centro de planta fija debido a barreras de transportación u otras barreras. Estamos abiertos a ideas creativas para apoyar a las familias de nuestras poblaciones prioritarias. 

Are organizations allowed to define their approaches and tools used to accomplish their strategies uniquely as opposed to prescribed (by FIRST 5)? 

Yes, we are looking for agencies to share strategies that may achieve the outcomes identified in the RFP.  

¿Se les permite a las organizaciones definir sus enfoques y herramientas utilizadas para lograr sus estrategias de manera única y no prescrita (por FIRST 5)?  

Sí, estamos buscando agencias que compartan estrategias que puedan lograr los resultados identificados en la solicitud de propuesta (RFP). 

Would you fund a childcare organization reaching low-income families and serving children 0 to 5? 

All entities are eligible to apply. Please carefully review the guidelines for each strategy before applying. 

¿Les darían fondos a una organización de cuidado infantil que trabaje con familias de bajos ingresos y de servicios a niño(a)s de 0 a 5 años?   

Todas las organizaciones son elegibles para aplicar. Revise cuidadosamente las pautas para cada estrategia antes de aplicar. 

What is a “strategy?” 

This RFP outlines three unique strategies for meeting the basic needs of families with young children in our community. If you have specific questions about any of the strategies after reviewing the RFP, please reach out to “[email protected].” 

¿Qué es una “estrategia?”    

La solicitud de propuesta (RFP) describe tres estrategias únicas para satisfacer las necesidades básicas de las familias con niños pequeños en nuestra comunidad. Si tiene preguntas específicas sobre cualquiera de las estrategias después de revisar la solicitud de propuesta, por favor contáctenos a través de nuestro correo electrónico [email protected]. 

Does this grant allow us to buy a new facility? A new car for transportation kids? 

As you read over the RFP strategies, there are guiding questions as to what qualifies for each strategy. There are no specific barriers on the types of expenses other than the limitations listed in the RFP.

¿Estos fondos nos permiten comprar una nueva ubicación? ¿Un coche nuevo para transportar niños? 

A medida que lee las estrategias de la solicitud de propuesta (RFP), encontrará preguntas que lo orientaran sobre qué califica para cada estrategia. No existen barreras específicas sobre los tipos de gastos además de las limitaciones nombradas en el RFP. 

Can Strategy One be used to provide financial assistance like hoteling or emergency housing services (due to domestic violence or human trafficking) in order to help families find stable housing? 

As you read over the RFP strategies, there are guiding questions as to what qualifies for each strategy. There are no specific barriers on the types of expenses other than the limitations listed in the RFP. 

 ¿Se puede utilizar la Estrategia uno para brindar asistencia financiera como alojamiento en hoteles o servicios de vivienda de emergencia (debido a violencia doméstica o trata de personas) con fin de ayudar a las familias a encontrar una vivienda estable? 

A medida que lee las estrategias de solicitud de propuesta (RFP), encontrará preguntas que le orientaran sobre qué califica para cada estrategia. No existen barreras específicas sobre los tipos de gastos además de las limitaciones nombradas en el RFP. 

Can funding be used for building improvements for place-based activities? 

If the expense is related to offering a place-based resource center, then the only barriers to expenses are those listed in the RFP. 

¿Se pueden utilizar los fondos para mejorar un edificio donde se ofrecen actividades? 

 Si el gasto está relacionado con un centro de recursos fijo, entonces las únicas barreras para los gastos son las barreras nombradas en la solicitud de propuesta (RFP).   

Would funding from this RFP allow for stipends for families who might participate in leadership development? For example, funds to participate in policy/advocacy education for a pre determined number of weeks? 

If you can justify those expenditures for your strategy, there isn’t a barrier to any expenses outside what is listed in the RFP. Please review the RFP and let us know how you will be using those funds. 

¿Los fondos de esta solicitud de propuesta (RFP) permitirán el uso de fondos para recompensar a familias que quisieran participar en actividades del desarrollo de liderazgo? Por ejemplo, se podrán usar los fondos para que las familias participen en educación sobre la política/ abogacía por un número de semanas predeterminado?   

Si puede justificar esos gastos para su estrategia, no existe ninguna barrera para ningún gasto fuera de lo que se nombra en la solicitud de propuesta (RFP). Revise el RFP y háganos saber cómo utilizará esos fondos.

For Strategy One, should a community center be managed? (This question was asked in Spanish during the conference)

Strategy One focuses on places and spaces that support and connect families to resources, services and improve their well-being. This strategy may include placed-base centers or mobile services and resources. 

Para la Estrategia Uno, se debe de administrar un centro comunitario? (La pregunta fue hecha en español durante la conferencia)

Estrategia Uno se enfoca en lugares y espacios que apoyan y conectan a familias a recursos, servicios y mejoran su bienestar. Esta estrategia puede incluir centros comunitarios fijos o servicios y recursos ambulantes.  

Do you have specific financial qualifications in what you consider “gap” families? 

FIRST 5 does not have specific financial qualifications outlined for “gap” families, because the criteria for programs vary widely. Agencies should define how they intend to serve “gap” families: families who may not be eligible for government funding, but cannot afford full fee for services. 

¿Tienen calificaciones financieras específicas para las familias “gap”?  

 “Gap”: Familias que ganan más que un ingreso bajo y menos que un ingreso alto. 

FIRST 5 no tiene calificaciones financieras específicas descritas para las familias” gap”, porque los criterios para los programas varían ampliamente. Las agencias deben definir cómo van a servir a las familias “gap”: familias que tal vez no sean elegibles para recibir ayuda del gobierno, pero que no pueden pagar el pago completo de los servicios.     

Will FIRST 5 continue to offer a diaper distribution program? 

FIRST 5 has previously partnered with agencies to distribute diapers to families.  For agencies that choose to offer diapers as part of their service and resources, FIRST 5 anticipates having a separate funding allocation for diapers. Proposers would not need to include it in their budget. 

¿FIRST 5 seguirá ofreciendo el programa de pañales? 

Anteriormente FIRST 5 se ha asociado con agencias para distribuir pañales a familias. Para las agencias que optan por ofrecer pañales como parte de sus servicios y recursos, FIRST 5 anticipa tener fondos separado para pañales. El aplicante no necesitara incluir el costo en su presupuesto. 

Currently, 20 FRCs are listed on Santa Clara County’s FIRST 5 website. Can you please clarify if FIRST 5 intends to serve all 20 sites with this RFP? If not, how many FRCs does FIRST 5 plan to serve with this RFP? 

FIRST 5 intends to fund place-based resource centers through this current RFP, as outlined in Strategy One. The total number of place-based resource centers that FIRST 5 will fund will be based on a complete review and evaluation of all proposals. FIRST 5 acknowledges the possibility that it will ultimately fund fewer than 20 place-based resource centers through this RFP. Please refer to Section 1.4 of the RFP for a discussion of the financial, operational, and strategic background for the RFP. [NOTE: There is a current FRC that is being funded by the Santa Clara County Probation Department and administered through FIRST 5 that is not included in the scope of this RFP.) 

Actualmente, 20 Centros de recursos (FRCs) figuran en la página web de FIRST 5 Santa Clara County. ¿Puede aclarar si FIRST 5 tiene la intención de brindar servicios a las 20 locaciones con esta solicitud de propuesta (RFP)? Si no es así, ¿cuántos centros de recursos (FRCs) planea FIRST 5 servir con este RFP? 

FIRST 5 tiene la intención de financiar centros de recursos locales a través de este RFP, como se describe en la Estrategia #1. El número total de centros de recursos locales que FIRST 5 les dara fondos se basará en una revisión y evaluación completa de todas las propuestas. FIRST 5 reconoce la posibilidad de que le de fondos a menos de 20 centros de recursos locales a través de este RFP. Consulte la Sección 1.4 del RFP para obtener un análisis de los antecedentes financieros, operativos y estratégicos del RFP. [NOTA: Actualmente existe un FRC financiado por el Departamento de Libertad Condicional del Condado de Santa Clara y administrado a través de FIRST 5 que no está incluido en este RFP). 

Throughout Santa Clara County, FRCs are critical place-based hubs for our family-centered, intergenerational interventions and referrals that provide braided, multi-sectoral support, from cradle to career, lifting families out of poverty. The cap on Strategy 1 of $2,000,000 over three years will realistically support a maximum of two locations. Will you please clarify how many existing FRCs First 5 is willing to close and how the impacted families will be served? 

FIRST 5 has informed all current grantees, including agencies that operate Family Resource Centers, that this current fiscal year is the final year of funding under our previous strategic plan. FIRST 5 cannot answer which FRCs might close, or how families might continue to be served, until a complete review and evaluation of all proposals under the current RFP has been completed. FIRST 5 intends to support current grantees with transition planning if funding is reduced

En todo el condado de Santa Clara, los Centros de Recursos (FRC’s) son centros críticos ubicados en lugares fijos para servir a nuestras familias, proporcionando intervenciones y referencias intergeneracionales centradas en la familia que brindan apoyo multisectorial, desde infancia hasta la edad adulta, apoyando a las familias a salir de la pobreza. El límite de la Estrategia #1 es de $2,000,000 durante tres años que realísticamente apoya un máximo de dos ubicaciones. ¿Podría aclarar cuántos FRC’s FIRST 5 piensa cerrar y cómo se apoyará a las familias afectadas?

FIRST 5 ha informado a todos los beneficiarios actuales, incluidas las agencias que operan Centros de Recursos Familiares, que este año fiscal actual es el último año de financiación según nuestro plan estratégico anterior. FIRST 5 no puede responder qué FRCs podrían cerrar, o cómo se podría continuar apoyando a las familias afectadas, hasta que se haya completado una revisión y evaluación completa de todas las propuestas de este nuevo RFP. FIRST 5 tiene la intención de apoyar a los beneficiarios actuales con la creación de un plan de transición si los fondos son reducidos. 

Budget and Exhibit Questions/ Preguntas sobre el presupuesto y exhibición 

Are there any parameters or limitations for hiring staff for any of the granting areas? 

Staff salaries for those directly working on the project can be included in the budget workbook. 

¿Existen parámetros o limitaciones para contratar personal en cualquiera de las estrategias? 

Los salarios del personal que trabajen directamente en el proyecto se pueden incluir en el presupuesto. 

Would space rental for place-based programs be an allowed expense to include in proposed budgets? 

Yes. 

¿Sería permitido incluir en el presupuesto el gasto de alquiler para los programas en ubicaciones fijas? 

Sí. 

Do you have an average grant target within each of the 3 categories. Is there a minimum number of grants in each category you are targeting to provide? 

There is no targeted minimum grant amount. Agencies can apply for less. There is no minimum number of grants for each category.  

¿Tiene una cantidad promedia de becas en cada una de las 3 categorías/estrategias? ¿Existe un número mínimo de becas en cada categoría/estrategia que pretende ofrecer? 

No existe un mínimo sobre la cantidad de becas para cada una de las categorías/estrategias. Las agencias pueden aplicar a lo más mínimo que se ofrece. No existe un número mínimo de becas para cada categoría.   

Is there a restriction on the organization’s budget? Will you only fund organizations below or above a certain budget? 

There is no minimum budget that an organization must have to apply for this RFP.  

¿Existe alguna restricción en el presupuesto de la organización? ¿Se financiará solamente a organizaciones que estén por encima o por debajo de un presupuesto determinado? 

Las organizaciones no tienen que tener un presupuesto mínimo para poder aplicar a este RFP. 

Would awards be for full proposal budgets or would there be adjusted amounts awarded based on the number of awards and requests? 

We haven’t yet determined if we are going to award partial funding.  

¿Se otorgará los presupuestos completos o se ajustarán los fondos basados en el número de premios y solicitudes? 

Aún no hemos determinado si vamos a otorgar fondos parciales. 

In the form ExhibitA_Letterof transmittal_FINAL, there may be sections that Contain Confidential Information. What do you mean? 

If there is any information submitted in the RFP application that must be kept confidential, then the agency should inform FIRST 5 by including a letter with the page and section number.   

En el formulario ExhibitA_Letterof transmittal_FINAL, puede haber secciones que contengan información confidencial. ¿Qué quiere decir con esto? 

Si existe información confidencial dentro de la solicitud, la agencia debe de informar a FIRST 5 a través de una carta, anotando la página y número de sección en la propuesta.   

Can we use references across multiple applications, or should we submit different references for each strategy applied for? 

Agencies may use the same references for each strategy, if they are relevant to that strategy. 

¿Podemos utilizar referencias en múltiples aplicaciones o deberíamos incluir referencias diferentes para cada estrategia que se está proponiendo? 

Las agencias pueden utilizar las mismas referencias para cada estrategia, si son relevantes para esa estrategia. 

Fiscal requirement questions: Audited financials and Tax Returns–If our final FY23 isn’t ready, do you want unaudited 2023, or use 2022 audited? 

Please provide the FY 2022 audited financial. We may request the incomplete FY 2023 if more information is needed. 

Preguntas sobre requisitos fiscales: Declaraciones de impuestos y finanzas auditadas. Si los impuestos del año Fiscal 2023 no están listos, ¿quiere los impuestos del 2023 sin auditar o podemos utilizar los impuestos auditados del 2022? 

Proporcione los impuestos auditados del año fiscal 2022. Es posible que solicitemos el año fiscal 2023 aunque este incompleto si se necesita más información. 

Can you please clarify the ask on the Reference List. It states that proposers must identify at least two systems partner references and three parent/caregiver references. We are a government entity bound by privacy laws and would be unable to provide parent/caregiver references. Would this still be a requirement in our case? 

We understand and expect that agencies would want to seek consent from parents or caregivers to disclose their information to us as a reference.  If you are unable to obtain consent despite your best efforts, please explain the basis for the inability to list references or identify the privacy laws that prohibit you from providing references even with their consent. FIRST 5 also suggests that proposers note if the names of individual references are confidential.  

¿Puede aclarar los requisitos de la Lista de Referencias? Establece que los proponentes deben identificar por lo menos dos referencias de Socios de Sistemas y tres referencias de padres/cuidadores. Somos una entidad gubernamental sujeta a leyes de privacidad y no podríamos proporcionar referencias de padres/cuidadores. ¿Seguiría siendo esto un requisito en nuestro caso? 

Entendemos y esperamos que las agencias quieran solicitar el consentimiento de los padres o cuidadores para revelarnos la información como referencia. Si no puede obtener el consentimiento a pesar de sus mejores esfuerzos, explique la razón por lo que no puede compartirlas o identifique las leyes de privacidad que prohíben darlas incluso si tiene consentimiento. FIRST 5 también sugiere que los proponentes indiquen si los nombres de las referencias individuales son confidenciales. 

Medi-Cal and MAA Billing / Reembolso de Medi-Cal y MAA 

If programs are not currently billing *MAA – is that an issue? *Medi-Cal Administrative Activities (MAA) 

FIRST 5 provides technical assistance and support for our grantees to be able to bill MAA. We will connect with each agency about what activities qualify for MAA billing. 

Si los programas actualmente no procesan facturas de reembolso de *MAA, ¿es eso un problema? *Actividades administrativas de Medi-Cal (MAA) 

FIRST 5 brinda asistencia técnica y apoyo para que nuestros beneficiarios puedan ser reembolsados por MAA.  Trabajaremos con cada agencia sobre qué actividades califican para procesar una factura de reembolso de MAA. 

If the organization doesn’t do Medi-Cal referrals as part of their work, do they need to begin doing it to be a grantee? 

It depends, we would need to work with the organization and look at their scope of work to understand their strategy of connecting families to Medi-Cal services. 

Si la Organización no refieren a familias con los servicios de Medi-Cal como parte de su trabajo, ¿necesita comenzar a hacerlo para ser un beneficiario? 

Depende, necesitaríamos trabajar con la organización y analizar su alcance de trabajo para entender su estrategia de cómo planea conectar a las familias a los servicios de Medi-Cal. 

Will agencies that already time study for MAA have to change their reporting and participate with First 5 Does this mean that the MAA funding that is sustaining the CBO would then go to FIRST 5? 

If your agency is already billing MAA, then it will not go to FIRST 5. This will be reviewed with each partner agency.  

¿Tendrán que cambiar sus informes y participar con FIRST 5 las agencias comunitarias que ya reciben reembolso de MAA? ¿Significa esto que el reembolso de MAA que sostiene a la agencia comunitaria iría entonces a FIRST 5? 

Si su agencia ya está recibiendo un reembolso de MAA, entonces no pasará a FIRST 5. Esto se revisará con cada agencia asociada. 

Regarding MAA, does that mean that the agency itself does not need to be a Medi-Cal provider?  

Agencies do not need to be a current Medi-Cal provider to participate in the RFP.  

Con respecto a MAA, ¿eso significa que la agencia no necesita ser proveedora de Medi-Cal? 

Actualmente, las agencias no necesitan ser proveedores de Medi-Cal para participar en el proceso de Solicitud de Propuestas (RFP). 

Can funds under Strategy 3 be used to draw down Medi-Cal so that we can sustain or increase our current KCN therapeutic services and home visitation services?  

FIRST 5 does not intend to impose any restrictions on grantees’ efforts to use FIRST 5 funding to leverage other public funds such as Medi-Cal. However, FIRST 5 cannot say whether any agency is eligible to do so or to what extent the services that FIRST 5 will ultimately fund through this RFP will be eligible to draw down or leverage Medi-Cal funds. 

¿Se pueden utilizar los fondos de la Estrategia 3 para reducir Medi-Cal y así poder mantener o aumentar nuestros actuales servicios terapéuticos y de visitas domiciliarias dentro del programa de KCN? 

FIRST 5 no tiene la intención de imponer ninguna restricción a los esfuerzos de los beneficiarios para utilizar los fondos de FIRST 5 para aprovechar otros fondos públicos como Medi-Cal. Sin embargo, FIRST 5 no puede decir si alguna agencia es elegible para hacerlo o en qué medida los servicios que FIRST 5 finalmente financiará a través de esta solicitud de propuesta (RFP) serán elegibles para retirar o aprovechar los fondos de Medi-Cal.  

Review Process and Scoring / Proceso de Revisión y Puntaje 

Will proposals that have higher amounts of additional funding for their projects receive more points in scoring? The criterion is listed in the RFP, but is not assigned a weighted value to help us understand if one criterion is more of a priority in scoring than others.  Please explain. 

General criteria for scoring are outlined in the RFP.  If FIRST 5 intends to provide additional information about scoring or the weight of criteria, it will be provided in the next round of Q and A which will be posted to our website on Feb. 13.  

¿Las propuestas que tengan una mayor cantidad de fondos adicionales para sus proyectos recibirán más puntos cuando los califiquen? El criterio de puntaje esta descrito en la RFP, pero no se le asigna un valor numérico para ayudarnos a entender si un criterio tiene más prioridad en el cómputo de puntos que otros. Por favor explique. 

Los criterios de puntaje generales se describen en la solicitud de propuesta (RFP).  Si FIRST 5 tiene la intención de ofrecer más información sobre el puntaje o el valor de los criterios, los haremos saber en la próxima ronda de Preguntas y Respuestas que se publicará en nuestra página web, el 13 de febrero. 

Who will conduct the application review process? Can anyone from specific organizations which already serve priority populations request to be a part of the application reviewing process to ensure that access to priority populations is indeed accounted for? 

All applications will be reviewed by a panel of internal staff and external partners who do not have a conflict of interest. A conflict of interest means anyone working at an organization or serving on the board of any organization or holding a financial interest in any organization that is applying for this RFP.  

¿Quién llevará a cabo el proceso de revisión de las propuestas? ¿Puede alguien de organizaciones específicas que ya prestan servicios a poblaciones prioritarias solicitar ser parte del proceso de revisión de propuestas para garantizar que se tenga en cuenta el acceso a las poblaciones prioritarias? 

Todas las propuestas serán revisadas por un panel de personal interno y agencias externas que no tengan ningún Conflicto de Interés. Un Conflicto de Interés significa cualquier persona que trabaje en una organización o forme parte de la junta directiva de cualquier organización o que tenga un interés financiero en cualquier organización que presente una propuesta de este proceso de Solicitud de Propuesta (RFP).  

What is the public process of engagement? 

There will be no further public engagement once applications are submitted.  During the 10-month strategic planning process, FIRST 5 actively engaged agencies, community partners, and families to help us define our strategic priorities.  

¿Cuál es el proceso público de participación? 

No habrá más participación pública una vez se entreguen las propuestas. Durante el proceso de planificación estratégica de 10 meses, FIRST 5 involucró activamente a agencias, socios comunitarios y familias para ayudarnos a definir nuestras prioridades estratégicas. 

How will you ensure that place-based services are available across the county?  I think awards in the past were based on region? 

We no longer have a strategy for place-based services by region. A part of the evaluation process will be to evaluate all the proposals and determine whether our priority populations are being served across the county.  

¿Cómo garantizará que los servicios ‘basados en un lugar fijo’ estén disponibles por todo del condado? Creo que el financiamiento en el pasado se basaba por cada región. 

Ya no tenemos una estrategia para los servicios ‘basados en el lugar fijos’ por región. Una parte del proceso de evaluación será evaluar todas las propuestas y determinar si nuestras poblaciones prioritarias están siendo atendidas por todo el condado.